11 dicas para avaliar riscos em um projeto de TI – 3 - Reuniões foram agendadas sem preocupação com a disponibilidade dos membros da equipe.

Trabalhei em um lugar e passamos um período, onde estávamos com sérios problemas com a logística de peças e componentes de informática.

Uma filial localizada no Ceará necessitava de uma peça para efetuar a troca da mesma em um computador. Muitas vezes a filial de Pernambuco possuía essa peça em estoque, porém a mesma era solicitada para a matriz em São Paulo, gerando custos muito altos.

Tendo esse cenário foi agendada uma reunião com a equipe envolvida no processo referente a envio de peças para as filiais, juntamente com os responsáveis pela logística na empresa. Foi enviado o convite para a reunião e todos aceitaram, com exceção do diretor de logisitica da empresa, pois o mesmo estava de férias e estava fora do país.

Resultado: O problema foi postergado por mais um bom tempo antes de ser resolvido e mesmo assim, foi resolvido após ordem direta do CEO da empresa.

Nem preciso dizer que foi um stress desnecessário.

11 dicas para avaliar riscos em um projeto de TI – 2 - Não existe um plano detalhado do projeto

Sim, é trabalhoso, mas é extremamente importante existir um plano para um novo projeto ou mudança de um projeto.

Quando se existe um projeto sem cronograma, escopo, requisitos, partes envolvidas, riscos do projeto entre outros, a probabilidade do projeto dar errado é muito grande.

Tudo bem, você recebeu a incumbência de coordenar um projeto que não possui um plano ou um mínimo de informações sobre o mesmo. A solução para isso é extremamente simples: desenvolva e formalize um plano o mais detalhado possível para esse projeto, de cada fase. Desse modo, você poderá ter uma visão de quem será responsável por cada tarefa do projeto e toda equipe deverá cumprir suas obrigações dentro de cada fase do projeto, sem pular etapas, que muitas vezes não é dado o devido valor.

Como li num artigo recente: “Falhar ao planejar é planejar para falhar”.

11 dicas para avaliar riscos em um projeto de TI – Apoio da diretoria

Dando continuidade ao post que falei sobre as 11 regras para avaliar riscos em um projeto de TI, hoje vamos falar sobre o envolvimento da diretoria da organização nos projetos de TI.

É de extrema importância, a diretoria da organização se envolver nos projetos em andamento, saber sobre prazos, como a equipe é formada, etc..., aliás, não somente projetos novos, mas sim projetos que estão em desenvolvimento.

É papel da diretoria, elaborar determinados projetos que tragam o retorno desejado para a organização, pois nem sempre esse retorno é financeiro, e consequentemente, mais difícil de mensurar. Muitas vezes, a troca de um sistema operacional usado na empresa, se faz necessário. De primeiro momento, a empresa terá gastos com licenças, instalação, treinamento de usuários, entre outros, entretanto a empresa deixará de ficar vulnerável a ataques de novas ameaças digitais, pois existe menos possibilidade de um sistema operacional atualizado ser atacado por um vírus, malware do que um sistema obsoleto. Nesse caso, se a diretoria não abraçar a ideia, o projeto fica no meio do caminho, significando desperdício de tempo e dinheiro.

Na minha opinião, o mais importante papel do corpo diretivo é distribuir responsabilidades e determinar quem será o responsável por determinados processos e quem deverá entregar determinados resultados. Sem isso, como dizem por ai, cachorro que possui dois donos morre de fome. Isso vale para as tarefas de um projeto, pois se uma determinada tarefa possui mais de um responsável, essa tarefa corre o risco de não ser finalizada e os resultados não serem entregues.

Para esse tipo de situação, uma ferramenta muito útil seria a utilização da tabela RACI, pois com ela fica mais fácil determinar quem será o responsável por determinadas tarefas, quem irá acompanhar e quem irá executá-las.

Um grande abraço a todos!!!!

11 dicas para avaliar riscos em um projeto de TI

Listei abaixo 11 dicas, de diversos textos e artigos que li, para avaliar os riscos em um projeto de TI. Caso encontre algum deles, seja proativo ou então se afaste.

1 – O projeto foi lançado sem o apoio da diretoria;

2 – Não existe um plano detalhado para tal projeto;

3 – Foi agendada diversas reuniões, porém não foi levado em conta a disponibilidade dos membros da equipe;

4 – Envolver pouco (ou não envolver) os usuários;

5 – Especificações mínimas de hardware são usadas no projeto;

6 – Os testes estão em segundo plano;

7 – Não existe um plano de recuperação em caso de falha;

8 – As recomendações dos especialistas foram rejeitadas sem que fossem feitos os testes necessários;

9 – Data de lançamento: Final de semana ou feriado prolongado;

10 – Não foram definidas expectativas;

11 – Economia na formação;

Nos próximos posts vou comentar sobre cada um deles!!!